1. Chức năng hiển thị nội dung ở hậu trường (Backstage View)
Giao diện Ribbon của phần mềm Microsoft Office 2010 xuất hiện trong tất cả các ứng dụng của bộ Office 2010 do tập đoàn Microsoft sản xuất.
Truy cập vào công cụ hiển thị nội dung ở hậu trường (Backstage View) qua phím Office (ở góc trên bên trái của màn hình Excel 2010), nó hỗ trợ sử dụng các tác vụ như lưu tài liệu hoặc in ấn.
2. Cung cấp đối tượng đồ họa tương tác trực quan Slicers
Đối tượng đồ họa tương tác trực quan Slicers được biết đến như một trong những tính năng cực hấp dẫn mà chỉ từ phiên bản Excel 2010 trở lên mới hỗ trợ, nó giúp bạn giải thích vấn đề một cách trực quan thông qua việc phân tích và thể hiện dữ liệu dưới dạng đối tượng đồ họa trực quan, qua đó giúp bạn và sếp của bạn dễ dàng hình dung được kết quả của việc phân tích dữ liệu, từ đó có các chiến lược phù hợp để gia tăng hiệu quả công việc.
Ở phiên bản Microsoft Excel 2010 thì các đối tượng báo cáo động như PivotTables và PivotCharts được thực hiện một cách dễ dàng thông qua giao diện gần như hoàn toàn mới trực quan hơn.
Tất cả những thay đổi mới về tính năng đặt lọc dữ liệu được cung cấp cho đối tượng đồ thị động PivotCharts. Khi tạo một biểu đồ động PivotChart từ các bảng dữ liệu động PivotTables, bạn sẽ dễ dàng phân tích được vấn đề qua việc nội dung dữ liệu được thể hiện trên biểu đồ thông qua việc sử dụng các loại biểu đồ phù hợp.
Trong quá trình thiết kế, bạn cũng có thể thay đổi layout, style và định dạng của biểu đồ hoặc các thành phần khác của nó theo cùng một cách mà bạn có thể thực hiện cho các biểu đồ thông thường. Trong Office Excel 2010, việc định dạng biểu đồ mà bạn áp dụng được duy trì khi thay đổi sang PivotChart, đây chính là tính năng bổ sung nâng cấp theo cách mà nó đã làm việc trong các phiên bản Excel trước đây.
4. Chức năng hiển thị biểu đồ theo xu hướng Sparkline
Hầu hết các phiên bản Excel luôn có các kiểu đối tượng đồ thị và biểu đồ rất phong phú, đặc biệt ở các phiên bản mới, các đối tượng này chuyên dùng để mô tả dữ liệu và xu hướng của vấn đề dựa vào dữ liệu đó.
5. Chức năng Định dạng dữ liệu có điều kiện
Chức năng Định dạng dữ liệu có điều kiện conditional format là chức năng mới chứa nhiề kiểu định dạng và các biểu tượng icons và khả năng tô sáng để biểu thị những mục được chỉ định như làm rõ giá trị lớn nhất, nhỏ nhất… chỉ với vài thao tác chuột.
Tuy nhiên, khi sử dụng chức năng này, bạn không cần phải dùng bất kỳ hàm excel nào, càng không cần lấy dữ liệu ra khỏi bảng mà vẫn có thể đánh giá chính xác dữ liệu qua cách làm nổi bật các ô thỏa mãn điều kiện nào đó. Thực hiện định đạng dữ liệu có điều kiện bằng cách chọn một cột hoặc dòng dữ liệu cần đánh giá, sau đó kích chuột vào nút Conditional Formatting trên thanh công cụ, khi đó một menu xổ ra với các tùy chọn:
Kiểu đánh giá sàng lọc
– Highlight Cells Rules: làm nổi bật các ô theo một trong các điều kiện: Greater Than… (lớn hơn), Less Than… (nhỏ hơn), Equal To (bằng) một giá trị so sánh nào đó, Between (giữa 2 giá trị), Text that Contains (ô chữ có chứa chuỗi ký tự quy định), A Date Occurring (theo quãng thời gian), Duplicate Values (ô dữ liệu trùng nhau).
Khi bạn chọn xong một điều kiện làm nổi bật, sẽ xuất hiện một hộp thoại yêu cầu bạn nhập giá trị cần so sánh và màu tô nổi bật cho ô phù hợp với điều kiện so sánh đó. Xong, bạn bấm OK để chương trình thực thi trong bảng tính.
– Top/Bottom Rules: quy luật này gồm các điều kiện: Top 10 Items (đánh dấu 10 ô có giá trị lớn nhất), Top 10% (đánh dấu 10% số ô có giá trị lớn nhất), tương tự với Bottom 10 Items và Bottom 10%, Above Average (ô có giá trị lớn hơn giá trị trung bình của cột/hàng), Below Average (ô có giá trị nhỏ hơn giá trị trung bình của cột/hàng). Khi bạn chọn đánh giá theo dữ liệu hàng Top hoặc Bottom, một hộp thoại yêu cầu bạn nhập số ô cần làm nổi, chẳng hạn như Top 10 hay 20, Top 10% hay 20%… là tùy bạn tinh chỉnh, sau đó bấm OK để hoàn tất.
Kiểu đánh giá hiển thị mức độ
– Data Bars: bạn bấm chọn kiểu đánh giá này, chọn một màu ưng ý trong menu hiện ra. Khi đó, trong vùng dữ liệu của bạn sẽ xuất hiện cột màu đánh giá mức độ dữ liệu giúp bạn dễ dàng so sánh cũng như nhận ra sự tăng giảm của số liệu nhập vào. Cột màu càng dài thì số liệu của bạn càng có giá trị cao, ngược lại là những ô giá trị thấp.
– Icon Sets: bấm chọn Icon Sets, chọn một nhóm biểu tượng mong muốn, chương trình sẽ tự động đặt các biểu tượng trước ô dữ liệu của bạn, giúp bạn có cái nhìn trực quan về bảng tính.
Ví dụ dấu biểu thị số liệu ở mức độ cao nhất, dấu biểu thị số liệu ở mức trung bình, và dấu biểu thị số liệu thấp dưới cả mức trung bình, đáng báo động. Mỗi biểu tượng ứng với một mức độ, chương trình sẽ tự động tính toán giá trị trung bình của toàn cột hoặc dòng đang so sánh và tiến hành đặt biểu tượng thích hợp vào từng ô theo giá trị phần trăm mà ô đó đạt được so với mức độ chung của cả cột hoặc dòng.
Bạn có thể định lại quy luật đánh giá này bằng cách chọn More Rules trong nhóm Icon Sets.
Tóm lại nhóm công cụ định dạng này của Excel 2010 rất thú vị, nó cho phép chúng ta tạo ra những bảng tính được trình bày rất khoa học và bắt mắt. Đặc biệt nhất là tính tự động cao, giao diện bảng tính đẹp và khả năng đánh giá, sàng lọc dữ liệu chuẩn xác và độc đáo. Chắc chắn khi sử dụng chức năng này, bạn sẽ thấy hứng thú hơn rất nhiều khi xử lý dữ liệu và tính toán trong Excel.
6. Chức năng chia sẻ file bảng tính excel Share Workbook
Trong phiên bản Microsoft Excel 2010 này có tích hợp tính năng chia sẻ file bảng tính excel thông qua ứng dụng tích hợp kèm theo excel 2010 có tên SharePoint, đây là ứng dụng cho phép cung cấp các công cụ quản lý nội dung dễ hiểu, thuận tiện cho việc chia sẻ kinh nghiệm, tri thức, nâng cao năng suất làm việc nhóm.