Việc làm Hành chính – Văn phòng
1. Khái niệm Phòng chức năng là gì?
Trong tiếng anh phòng chức năng được dịch là Line Department, đây là chỉ những tổ chức bao gồm nhiều cán bộ, nhân viên kinh doanh, kỹ thuật,…được phân công riêng biệt vào các phòng ban theo chuyên môn, phân công theo chuyên môn hóa hoặc sẽ phân công theo các chức năng quản trị.
Phòng chức năng xuất hiện ở nhiều công ty, doanh nghiệp, bệnh viện,…mang các chức năng chuyên biệt ở từng bộ phận, công ty riêng. Ví dụ: phòng chức năng trong bệnh viện có các phòng như phòng cấp cứu, phòng hồi sức, phòng khám bệnh,…
Phòng chức năng có nhiệm vụ chung là giúp cấp trên để chuẩn bị các quyết định, theo dõi các phòng ban, cập nhập tình hình các xưởng sản xuất, đốc thúc nhân viên cấp dưới thực hiện công việc kịp thời,… Trách nhiệm của phòng chức năng nói chung là khá nhiều yêu cầu, vừa phải hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao, vừa phải liên kết hỗ trợ với các phòng khác để công việc diễn ra suôn sẻ.
Ngoài ra thì phòng chức năng không có quyền hạn để chỉ huy hay điều động các phòng ban khác trong công ty, doanh nghiệp khi chưa có sự phê duyệt của các cấp lãnh đạo. Một doanh nghiệp có thể có nhiều phòng ban, nhất là với các doanh nghiệp tư nhân tự chủ sản xuất kinh doanh. Việc tự chủ kinh doanh, tự chủ cơ chế quản lý, cơ chế kinh tế, cơ chế quản trị doanh nghiệp giúp các công ty, doanh nghiệp tự do và chủ động hơn trong việc tự tổ chức cơ cấu phòng ban chức năng phù hợp với doanh nghiệp hay công ty của mình.
2. Các loại phòng chức năng trong doanh nghiệp
Thông thường trong doanh nghiệp có nhiều phòng ban, mỗi phòng ban lại có một loại chức năng cùng nhiệm vụ khác nhau, tùy vào văn hóa doanh nghiệp cũng như hình thức kinh doanh thì sẽ có những chức năng và tên gọi khác nhau. Tuy nhiên sẽ có những tên gọi chức danh cho một số phòng ban chức năng cơ bản của mô hình doanh nghiệp. Một số phòng chức năng cơ bản trong doanh nghiệp gồm:
Phòng hành chính sẽ tham dự vào các hoạt động hành chính của công ty, doanh nghiệp như:
– Tổ chức tham mưu về phòng ban, nhân sự theo mô hình để phù hợp với văn hóa và hình thức kinh doanh cũng như mô hình kinh doanh của doanh nghiệp.
– Tuyển dụng và phát triển nhân lực, lên kế hoạch phỏng vấn nhân sự.
– Lưu trữ, bàn giao, các hợp đồng, giấy tờ quan trọng.
– Phòng hành chính sẽ kiêm chức năng đón tiếp, nhiều doanh nghiệp thì lễ tân sẽ làm việc trong phòng hành chính luôn để đón tiếp khách hàng, đối tác của công ty, doanh nghiệp.
– Các tài sản của công ty sẽ do phòng hành chính kiểm soát, mua bán, sửa chữa cũng như bảo dưỡng các tài sản cố định.
2.2. Phòn g kinh doanh
Đây là bộ phận, phòng chức năng mà hầu hết các doanh nghiệp đều có, phòng kinh doanh là phòng mang lại kinh tế chủ lực cho doanh nghiệp. Vì vậy phòng kinh doanh sẽ có những chức năng như:
– Tổ chức chiến lược. tham mưu với lãnh đạo về đường hướng phát triển của doanh nghiệp để đẩy mạnh nền tảng kinh doanh, mang lại lợi nhuận cho doanh nghiệp.
– Kế hoạch phát triển của công ty sẽ do phòng kinh doanh xây dựng và sẽ có mục tiêu, chiến lược để phát triển rõ ràng, theo thời gian, có kế hoạch nhất định.
– Đảm bảo sự vận hành giữa các bộ phận có sự thống nhất bằng việc giám sát cũng như kiểm tra chất lượng công việc của bộ phận khác.
– Quyền hạn và trách nghiệm nghiên cứu cũng như đề xuất các chiến lược kinh doanh với cấp trên.
– Chọn lựa, tham mưu với cấp trên về đối tác để chọn lựa đối tác phù hợp nhất, nhằm lựa chọn đối tác để liên kết phù hợp.
– Dựa vào tình hình kinh doanh để lên kế hoạch mua sắm các trang thiết bị, máy móc phục vụ cho công việc thuận lợi hơn.
– Báo cáo về tình hình kinh doanh, tiến độ thực hiện chiến lược, kế hoạch của bộ phận để có những phương án thay thế và hoàn thiện hơn.
– Nghiên cứu về đối thủ, về thị trường phát triển của doanh nghiệp, nghiên cứu đường hướng phát triển phù hợp.
Phòng kinh doanh cũng là một trong những phòng chức năng trong doanh nghiệp, đây là phòng gần như quan trọng nhất trong doanh nghiệp.
Đây là phòng có thể được coi là cầm tài sản của công ty, doanh nghiệp. Nhiệm vụ chính của phòng kế toán có chức năng riêng biệt với các phòng ban khác. Chức năng của phòng kế toán gồm:
– Nắm bắt tình hình tài chính của doanh nghiệp từ đó xây dựng hệ thống kế toán phù hợp, cách làm việc sao cho phù hợp với văn hóa doanh nghiệp.
– Đóng thuế, theo dõi, cập nhập nội dung liên tục đến các loại chính sách nhằm đáp ứng đúng theo quy định pháp luật.
– Kiểm soát sát sao các dòng tiền, đầu vào cũng như đầu ra tiền của công ty.
– Báo cáo tài chính doanh nghiệp cho cấp trên, thông báo về nguồn tiền, các khoản chi tiêu cũng như tình hình lỗ, lại của doanh nghiệp.
– Tham mưu với cấp trên để thay đổi tích cực tình hình tài chính của công ty.
– Giải quyết lương, chế độ cho nhân viên. Các chế độ như thai sản, ốm đau, các loại thưởng,…
– Quản lý công nợ, doanh thu, tài sản lưu động cũng như tài sản cố định, hàng tồn,…
Vì tính chất đặc trưng của phòng kế toán, mà nhân viên trong phòng kế toán thường sẽ phải chịu áp lực cao từ công việc. Công việc trong phòng kế toán cần rõ ràng, chính sách và có sổ sách kèm theo.
Ở một số công ty hoặc doanh nghiệp nhỏ không có văn phòng to hoặc sẽ mở chi nhánh nhưng không đủ nhân lực nên lựa chọn hình thức văn phòng đại diện. Văn phòng đại diện thông thường sẽ có nhân viên trực và đón tiếp khi có khách đến.
Chức năng của văn phòng đại diện là:
– Đón tiếp khách hàng đến văn phòng.
– Nghiên cứu thị trường cũng như sự phát triển cho doanh nghiệp tại nơi đặt văn phòng đại diện.
– Thực hiên, hỗ trợ, giải quyết các hợp đồng đã ký và giải quyết vấn đề còn tồn đọng.
– Xây dựng, phát triển, quảng bá, truyền tải phủ rộng thương hiệu của doanh nghiệp.
– Tuyển dụng nhân sự cho văn phòng đại diện sao cho hợp lý với công việc của doanh nghiệp.
Văn phòng đại diện thường có cơ cấu tổ chức đơn giản nhất trong những văn phòng trong doanh nghiệp.
Việc làm Kế toán – Kiểm toán
3. Các bước tổ chức hình thành phòng chức năng
Công tác tổ chức để hình thành lên các phòng chức năng cho doanh nghiệp cần sự chuyên nghiệp, chuyên môn cao và phải được tiến hành theo quy trình các bước nhất định. Các bước để tổ chức hình thành phòng chức năng gồm:
Việc phân tích sự phù hợp, chức năng, nhiệm vụ của mỗi bộ phận hết sức quan trọng. Dựa vào bước đầu sẽ giúp cho doanh nghiệp hình thành được các công việc cụ thể, phân công công việc cho từng bộ phận, đúng chức năng.
Việc lập sơ đồ tổ chức doanh nghiệp sẽ nhằm mục đích mô hình hóa mối quan hệ giữa các phòng chức năng trong doanh nghiệp với nhau, giữa các phòng chức năng với giám đốc, phó giám đốc.
Việc lập sơ đồ tổ chức còn có nhiệm vụ là ghi rõ chức năng mà mỗi phòng ban cần phụ trách thực hiện để tránh trường hợp sai nhiệm vụ, chồng chéo dẫm đạp lên hoặc không có bộ phận nào nhận nhiệm vụ, đùn đẩy trách nhiệm.
Căn cứ vào số lượng cán bộ, công nhân viên của mỗi phòng ban để thiết chặt quản lý, giảm thiểu chi phí không hữu ích. Công việc sẽ bao gồm tính toán, xác định chính xác cán bộ số lượng mỗi phòng ban, hoạch định kế hoạch tuyển dụng để cân bằng nhân sự giữa các phòng ban.
Việc tính toán chính xác số lượng công nhân viên mỗi phòng chức năng giúp cho mỗi bộ phận sẽ vừa đủ nhân lực để hoàn thành công việc một cách khoa học và hiệu quả, đảm bảo mỗi phòng ban hoàn thành tốt nhiệm vụ, trách nhiệm của mỗi phòng ban, giảm bớt tỉ lệ nhân viên quản trị, chi phí quản lý cũng sẽ được giảm tới tối đa.