THVP là kỹ năng vô cùng quan trọng trong mọi ngành nghề lĩnh vực. Để thành thạo kỹ năng THVP, bạn cần nắm vững các thao tác nền tảng trên máy tính như đánh máy, sử dụng Windows, truy cập Internet và bổ sung kiến thức chuyên môn về sử dụng bộ phần mềm Microsoft Office Word, Excel, Powerpoint.
1. Vì sao chúng ta nên học tin học văn phòng?
Hiện nay bộ công cụ Microsoft Officev vô cùng thông dụng. Và được sử dụng ở hầu hết tất cả các ngành nghề, cuộc sống làm việc hàng ngày của mọi người
Kiến thức THVP là trợ thủ đắc lực của chúng ta trong quá trình học tập và làm việc
Thành thạo các kỹ năng của THVP giúp bạn tiết kiệm được thời gian làm việc. Trở nên chuyên nghiệp hơn trong công việc
Khi có chứng chỉ THVP giúp bạn dễ dàng tìm kiếm việc làm và ứng tuyển vào các vị trí tốt. Đây là một ưu thế mà bạn nên tận dụng khi bước vào cuộc đua tìm việc
2. Lợi ích của tin học văn phòng
Tin học văn phòng cơ bản được hiểu là phải biết về Microsoft Word, Microsoft Excel và Microsoft Powerpoint.
a. Kỹ năng sử dụng MicrosoftWord
Dùng để soạn thảo văn bản, xử lý, căn chỉnh, định dạng các loại văn bản, tài liệu, giấy tờ… từ đơn giản nhất đến chuyên nghiệp hơn. Word đặc biệt hỗ trợ tối đa trong vấn đề học tập để làm bài viết, bài nghiên cứu, tiểu luận… hay trong công việc để thực hiện báo cáo, hợp đồng…
Kỹ năng cơ bản của bộ công cụ này gồm có:
Nhập liệu văn bản, đinh dạng đoạn văn, văn bản: Gõ đúng văn phạm tiếng Việt, font, cỡ chữ, màu chữ
Lập, chèn và định dạng bảng: Bullet, numbering, căn đoạn, line-spacing, tab, chèn thêm dòng, cột, trộn (merge), tách (split), thay đổi đường viền bảng…
Chèn hình ảnh, vẽ hình khối, sơ đồ: Shape, smart art, clip art
Chèn ký tự: Symbol; Chèn link (hyperlink), ghi chú (footnote)
Thiết lập in: khổ giấy, lề in, header, footer, đánh số trang văn bản
Trộn văn bản: Mail merge
Bảo mật file: Đặt mật khẩu bảo vệ cho file word
b. Kỹ năng Microsoft Excel
Exel là chương trình xử lý bảng tính. Bảng tính của Excel cũng bao gồm nhiều ô được tạo bởi các dòng và cột, việc nhập dữ liệu và lập công thức tính toán trong Excel cũng có những điểm tương tự. Tuy nhiên, Excel có nhiều tính năng ưu việt và có giao diện đơn giản và dễ sử dụng, chủ yếu là thiết lập, xử lý bảng và tính toán theo các hàm.
Những kỹ năng cơ bản của bộ công cụ này là:
Tạo bảng tính, Định dạng dữ liệu bảng tính: Định dạng số, định dạng bảng, trộn (merge), xóa cột (split)….
Định dạng tự động: Định dạng tự động theo yêu cầu (theo tỉnh, ngày tháng năm,…)
Sử dụng hàm số thông dụng: If, Vlookup, Hlookup, Sum, Sumif, Average, Countif, Min, Max, Year, Month, Day, Now….
Sử dụng lọc dữ liệu (Filter) : lọc theo yêu cầu
Vẽ Biểu đồ: Chart
Tạo Link: Hyperlink
Thiết Lập in, bảo mật file: Page setup, Đặt Password cho file
Kỹ năng Microsoft Powerpoint
Giúp người dùng thiết kế, định dạng các slide trình chiếu, thuyết trình trên máy chiếu một cách thêm thu hút, bắt mắt, gây ấn tượng và chuyên nghiệp hơn. Microsoft PowerPoint là bộ soạn thảo và thiết lập hệ trình chiếu, bao gồm:
Chỉnh sửa, vẽ hình khối, biểu đồ trong PowerPoint: Shapes, Smart art, Chart
Tạo link: Hyperlink
Sử dụng các kiểu trình chiếu, thiết kế: Transition, Themes design
Tạo hiệu ứng amination
Sử dụng slide master
Bảo mật file
Trình chiếu, xuất file sang định dạng PDF