Cập nhật nội dung chi tiết về Hướng Dẫn Cách Sử Dụng Trộn Thư (Mail Merge) Để Tạo Hợp Đồng Lao Động, Xuất Phiếu Lương Cho Nhân Viên, Thư Mời, Thông Báo,… mới nhất trên website Comforttinhdauthom.com. Hy vọng thông tin trong bài viết sẽ đáp ứng được nhu cầu ngoài mong đợi của bạn, chúng tôi sẽ làm việc thường xuyên để cập nhật nội dung mới nhằm giúp bạn nhận được thông tin nhanh chóng và chính xác nhất.
Hướng dẫn cách sử dụng trộn thư (mail merge) để tạo hợp đồng lao động, xuất phiếu lương cho nhân viên, thư mời, thông báo,…
Đăng bởi: Nguyễn Hải Tâm – Monday 13/02/2017 – 211568 lượt xem.
Mail merge – trộn thư, là tính năng hữu ích trong Microsoft Word, tính năng này giúp các bạn giảm thiểu thời gian khi làm hợp đồng lao động, phiếu lương, thư mời, thông báo, thư cảm ơn,… và có thể in hàng loạt chỉ bằng một vài thao tác đơn giản.
Mặc dù rất hữu ích nhưng dường như rất nhiều độc giả còn chưa biết đến tính năng này. Vì thế hôm nay Webketoan sẽ hướng dẫn bạn cách sử dụng. Đầu tiên các bạn cần có file word mẫu đã tạo sẵn để chèn thông tin và một file excel tổng hợp những dữ liệu thay đổi.
Bước 2: Xuất hiện Mail Merge ở phía bên phải Word, các bạn chọn Letters và chọn Next: Starting document.
Bước 3: Tiếp tục chọn Use the current document và chọn Next: Select recipients.
Bước 4: Trong Select recipients, các bạn chọn Use an existing list nếu danh sách có sẵn, các bạn có thể chọn Type a new list để tạo danh sách mới. Sau đó nhấn Next: Write your letter.
Bước 5: Trong hộp thoại Select Data Source, các bạn chọn đến danh sách (file excel) có sẵn và nhấn Open.
Ví dụ file excel để tạo hợp đồng như sau: (đây chỉ là file excel minh họa, chưa đầy đủ)
Sau đó nhấn chọn sheet chứa thông tin:
Ví dụ ở file Excel này sheet1 là sheet chứa dữ liệu, ta chọn Sheet1. Sau đó nhấn OK.
Bước 6: Trong hộp thoại Mail Merge Recipients, các bạn chọn dữ liệu cần chèn bằng cách đánh dấu vào các ô vuông trước dữ liệu đó. Nếu chèn tất cả các bạn chọn đánh dấu vào ô vuông cạnh Data Source. Sau khi chọn xong các bạn nhấn OK.
Bước 7: Chọn Next: Write your letter.
Bước 8: Trong bước tiếp theo, các bạn đặt con trỏ chuột vào vị trí cần chèn dữ liệu, sau đó nhấn vào More items.
Bước 9: Xuất hiện hộp thoại Insert Merge Field, các bạn chọn trường dữ liệu đúng với nội dung cạnh con trỏ chuột và nhấn Insert để chèn. Sau khi chèn xong các bạn nhấn Close để đóng lại.
Bước 10: Chèn lần lượt đến hết các trường dữ liệu vào mẫu Word có sẵn. Nhấn Next: Preview your letters.
Bước 11: Chọn Next: Complete the merge để hoàn thành quá trình trộn thư.
Bước 12: Để xem tất cả các trang sau khi trộn, các bạn chọn Edit individual letters.
Tương tự như thế các bạn thực hiện với phiếu tính lương, thư mời, thông báo,…
Cách Trộn Thư Trong Word 2013, Sử Dụng Mail Merge
Mail Merge là một tính năng không thể thiếu trong Word hỗ trợ người dùng tạo thiệp mời họp, thiệp mời dự sinh nhật, thiệp mời đám cưới… nhanh chóng thay vì phải nhập thủ công mất khá nhiều thời gian. Và nếu như bạn đọc đang sử dụng Word 2013, gặp trở ngại với giao diện mới thì hãy tham khảo ngay bài viết sau đây với hướng dẫn trộn thư trong Word 2013 chi tiết.
Cách trộn thư trong Word 2013
Giả sử chúng ta có mẫu thư mời gồm các thông tin về: Họ tên, Địa chỉ, Giới tính, Năm sinh
Và file dữ liệu excel như sau:
Bước 2: Xuất hiện hộp thoại Mail Merge ở phía bên phải Word, các bạn sẽ có 5 lựa chọn
Tùy vào nhu cầu sử dụng mà các bạn chọn tính năng tương ứng, thường gặp nhất vẫn là Letters (thư mời). Nhấn Next: Starting Document để tới bước tiếp theo.
Bước 3: Tiếp tục, chúng ta sẽ có 3 lựa chọn
Use the current ducument: Sử dụng văn bản hiện tạiStart from a template: Bắt đầu 1 bản mẫuStart from existing document: Bắt đầu từ 1 văn bản có sẵn mà bạn chưa mở lên
Như ở trên chúng ta đã có sẵn mẫu thư mời nên sẽ chọn Use the current ducument và nhấn Next: Select recipient
Bước 4: Tiếp theo, chúng ta lựa chọn dữ liệu đề chèn vào trong file Word theo từng row và chúng ta cũng có 3 lựa chọn
Use an existing list: Sử dụng danh sách có sẵnSelect from Outlook Contact: Sử dụng danh sách trên OutlookType a new list: Tạo ra danh sách mới
Thông thường thì chúng ta đã có sẵn danh sách rồi và thường sử dụng file excel làm danh sách, các bạn chọn Use an existing list và nhấn vào Browse để trỏ tới file danh sách.
Bước 5: Hộp thoại Select table mở ra, các bạn chọn đúng sheet chứa dữ liệu và nhấn OK
Bước 6: Chúng ta sẽ có 1 danh sách khách mời, phần option chúng ta cũng có 1 số lựa chọn
Sort: Sắp xếp lại dữ liệu khách mời theo trường nào đó, tùy vào các trường hợpFilter: Lọc ra những danh sách cần thiết trong danh sách dàiFind duplicates: Tìm những dữ liệu giống nhau để xóa điValidate adress: Xác nhận địa chỉ
Và thông thường chúng ta sử dụng tính năng sort, sau đó là filter để lọc lại dữ liệu cần thiết.
Giả sử ở đây mình lọc thử dữ liệu chỉ mời những khách giới tính là Nam và năm sinh lớn hơn hoặc = 1988.
Và chúng ta sẽ thử xem kết quả, nếu vừa lòng nhấn OK, còn nếu bạn không muốn lọc nữa thì nhấn Clear All để xóa hết lọc và trở lại danh sách mặc định ban đầu.
Bước 8: Tiếp tục nhấn Next: Write your letter
Bước 9: Tại bước này chúng ta sẽ chọn More items để xử lý
Cụ thể, các bạn nhấn con trỏ chuột vào vị trí cần chèn trên mẫu thư với các trường tương ứng rồi chọn trong danh sách Database Fields và nhấn Insert.
Bước 10: Và sau khi chèn hết chúng ta sẽ có dạng như sau. Đồng thời nhấn Next: Preview your letter để Word bắt đầu trộn thư.
Bước 12: Cuối cùng chúng ta đã hoàn thành việc trộn thư trong Word 2013, bây giờ bạn sẽ có 2 lựa chọn
Print: In tất cả các thư mời đã trộn raEdit individual letters: Chỉnh sửa thêm thông tin cá nhân
Tùy vào nhu cầu lúc này bạn có thể in tất cả các thư mời hay xem lại và chỉnh sửa lại các thông tin sao cho chính xác.
Hướng Dẫn Trộn Thư Mail Merge Trong Word 2013 2010 2007 2003
Trộn thư (Mail merge) trong word là thiết lập điền các thông tin khác nhau vào một vị trí xác định trên một văn bản được làm sẵn. Nó giúp các bạn tiết kiệm nhiều thời gian hơn trong công tác văn phòng. Để dể hiểu mình ví dụ một văn bản có nội dung như sau:
ỦY BAN NHÂN DÂN
XÃ ABC
chúng tôi
ĐT:
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
–0o0–
GIẤY MỜI
ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ
ABC
Kính mời:
…
……..
…………
Địa chỉ:
………………….
7 giờ 30 phút, ngày 01 tháng 11 năm 2013
Đúng vào lúc:giờphút, ngàythángnăm
Hội trường UBND Xã ABC
Đến tại:
Để: Dự buổi triển khai thực hiện thông tư 23 của Bộ Công An – Phổ biến xử lý luật vi phạm hành chính năm 2012.
Rất mong sự có mặt của
…….
để buổi họp đạt kết quả tốt đẹp.
ABC
,
ngày 30 tháng 10 năm 2013
TM. ỦY BAN NHÂN DÂN
Chỗ có dấu chấm sẽ được điền thông tin cho mỗi cá nhân với thông tin của họ. Do đó nó khác nhau và rất mất công nếu ta copy và thay đổi thông tin vào các chỗ có dấu chấm. Chính vì thế mà thủ thuật sử dụng Mail Merge thật sự cần thiết.
Các bước làm đối với Word 2013
Bước 1: + Tạo một file Word hoặc Excel chứa thông tin với các trường cần thiết. Ví dụ mình tạo một file Word có tên là DuLieu nội dung như sau
+ Soạn văn bản mẫu sẵn. Xem văn bản mẫu ở trên. Và hãy tạo một thư mục lưu chúng để dể tìm kiếm. Ví dụ thư mục Tron_Thu_EXP có 2 file Dulieu và Mau
Bước 2: Tiến hành nào. Đầu tiên mở mẫu lên. Di chuyển qua tab MAILINGS trong Word 2013
Các bạn có thể tùy chỉnh thêm những người được liệt kê vào danh sách tạo trộn thư
Bước 3: Chọn vị trí chèn thông tin các trường vào
Các bạn sẽ thấy nó hiện thị như sau:
Kiểm tra
Để xem tất cả và In
Thủ thuật áp dụng với Word 2010 – 2007- 2003 copy nguồn từ các bài viết khác. Các bạn tham khảo.
Với Word 2010 – http://esvn.vn/
Trộn tài liệu trong microsoft word 2010- Mail Merge
Hướng dẫn trộn thư trong trong Word 2007 –
http://www.pigup.com.vn/
In pigup xin giới thiệu đến các bạn tính năng Mail Merge , hay được gọi là trộn thư , được cải tiến để dùng dễ dàng trong Word 2007 ví dụ như tạo nhãn ( Label ) .
Cách thức tạo nhãn in vào một danh sách cho trước như sau:
Ví dụ bạn đã có file dữ liệu trong Excel với nội dung ph
í dưới
Bấm
OK
, khi đó trong màn hình sẽ xuất hiện những nhãn mà bạn đã chọn .
Trong khung đầu tiên bạn bắt đầu khai báo những thứ vần hiển thị trong nhãn ví dụ như
Họ và Tên , Năm sinh , Mã nhân viên ….
Tiếp theo tương tự bạn chọn
Năm-sinh
vào vị trí tương ứng cho tới khi kết thúc
Tiếp theo bạn bấm nút
Update Labels
, để cho tất cả những nhãn được cập nhật tất cả tên các trường có sẵn
Cách trộn thư trong WORD 2003 –
tip4pc.com
Màn hình kế cho phép bạn chọn nơi nhận, trường hợp này chúng ta sẽ tạo một danh sách mới nên bạn chọn vào Type a new list, xong nhấp vào Create…
Tính năng trộn thư là một trong các tiện ích mà Word giúp người sử dụng giảm đáng kể thời gian xử lý văn bản trên máy tính. Tính năng này dùng chèn thông tin dữ liệu khác nhau vào một tài liệu văn bản cố định nào đó bằng cách kết hợp 2 nguồn thông tin làm 1. Tính năng này đặc biệt hữu ích nếu như bạn muốn chèn thông tin như tên, tuổi, địa chỉ… trong danh sách để gửi thư mời, thư cảm ơn… Để làm việc này bạn phải có 2 tập tin văn bản riêng biệt trước khi trộn với nhau, tập tin thứ nhất sẽ chứa dữ liệu dạng danh sách nhân viên, tên, tuổi… tập tin thứ hai sẽ chứa tài liệu chính (ví dụ mẫu thư báo, thư ngỏ…), có thể hiểu cách thức sử dụng Mail Merge như sau:
tip4pc.com
Cách Để Viết Thư Mời Tài Trợ
Phần mở đầu cần phải được chuẩn bị thật kỹ. Đầu thư bạn nên giới thiệu về bản thân, công ty hoặc sự kiện của bạn một cách thật cụ thể. Đừng vòng vo. Người nhận cần nắm được đúng vấn đề ngay từ đầu.
Trong đoạn thứ hai hoặc đầu tiên, bạn cần trực tiếp nêu ra yêu cầu của mình và giải thích tại sao bạn lại cần nó.
Hãy thuyết phục họ bằng những bằng chứng xác thực. Ví dụ như một vài số liệu cụ thể về số lượng khách hoặc số liệu thống kê về số người mà họ có thể tiếp cận.
Và đừng quên những nhân tố có thể khơi gợi sự đồng cảm của họ – ví dụ như đưa ra một câu chuyện về một cá nhân sẽ nhận được giúp đỡ nếu có thể nói thật ngắn gọn (trong một hai câu), điều đó sẽ rất cảm động.
Bạn có thể gọi điện hoặc trực tiếp tới tận nơi nếu không nhận được bất cứ hồi đáp nào trong vòng 10 ngày. Dù vậy, hãy nhớ rằng giám đốc điều hành của các công ty luôn vô cùng bận rộn và điều đó có thể khiến họ khó chịu. Vì vậy bạn nên đặt lịch hẹn hoặc gọi điện trước.
Hãy đảm bảo rằng bạn truyền đạt được sự kỳ vọng của bản thân đối với dự án của mình. Tránh đề cập đến những điều tiêu cực. Đừng khiến họ nghĩ rằng bạn đang xin xỏ hay cố gắng lôi kéo họ vào một sự việc đầy rủi ro.
Nếu câu trả lời là “Có thể”, đừng ngại thử lại. Chỉ là đừng tới làm phiền họ ngay lập tức hay quá nhiều, điều đó sẽ khiến họ cảm thấy khó chịu.
Hãy kiểm tra dấu câu. Rất nhiều người không biết cách sử dụng dấu phẩy hay dấu nháy đơn đúng cách. Những điều nhỏ nhặt này cũng đóng một vai trò hết sức quan trọng.
Hãy in thử một bản copy lá thư của bạn và đọc đi đọc lại trong vài giờ đồng hồ. Đôi lúc mắt của bạn đã quen thuộc với nội dung trực tuyến tới nỗi rất dễ bỏ qua những lỗi đánh máy cơ bản khi bạn đọc trên máy tính.
Hãy đảm bảo rằng bạn sẽ gửi nó trong một phong bì chuyên dùng trong kinh doanh.
Bạn đang đọc nội dung bài viết Hướng Dẫn Cách Sử Dụng Trộn Thư (Mail Merge) Để Tạo Hợp Đồng Lao Động, Xuất Phiếu Lương Cho Nhân Viên, Thư Mời, Thông Báo,… trên website Comforttinhdauthom.com. Hy vọng một phần nào đó những thông tin mà chúng tôi đã cung cấp là rất hữu ích với bạn. Nếu nội dung bài viết hay, ý nghĩa bạn hãy chia sẻ với bạn bè của mình và luôn theo dõi, ủng hộ chúng tôi để cập nhật những thông tin mới nhất. Chúc bạn một ngày tốt lành!