Cập nhật nội dung chi tiết về Cách Trộn Thư (Mail Merge) Trong Word mới nhất trên website Comforttinhdauthom.com. Hy vọng thông tin trong bài viết sẽ đáp ứng được nhu cầu ngoài mong đợi của bạn, chúng tôi sẽ làm việc thường xuyên để cập nhật nội dung mới nhằm giúp bạn nhận được thông tin nhanh chóng và chính xác nhất.
Trộn thư (Mail Merge) là tính năng rất hữu ích trong Microsoft Word, tính năng này giúp các bạn giảm thiểu đáng kể thời gian chèn danh sách thông tin từ Excel vào các loại văn bản như: giấy mời, thông báo, phiếu điểm, giấy báo lương,….
Các bước trộn thư (Mail Merge) trong Word
Bước 2: Xuất hiện Mail Merge ở phía bên phải Word, các bạn chọn
Tại Step 1: Letters
Tại Step 2: Use the current document
Tại Step 3: Use an existing list nếu danh sách có sẵn, các bạn có thể chọn Type a new list để tạo danh sách mới. Sau đó nhấn Next: Write your letter.
Bước 3: Trong hộp thoại Select Data Source, các bạn chọn đến danh sách có sẵn và nhấn Open.
Bước 4: Chọn sheet chứa dữ liệu cần sử dụng. Ví dụ ở file Excel này sheet1 là sheet chứa dữ liệu, ta chọn Sheet1. Sau đó nhấn OK
Bước 5: Trong hộp thoại Mail Merge Recipients, các bạn chọn dữ liệu cần chèn bằng cách đánh dấu vào các ô vuông trước dữ liệu đó. Nếu chèn tất cả các bạn chọn đánh dấu vào ô vuông cạnh Data Source.
Sau khi chọn xong các bạn nhấn OK.
Bước 6: Chọn Next: Write your letter.
Bước 7: Trong bước tiếp theo, các bạn đặt con trỏ chuột vào vị trí cần chèn dữ liệu, sau đó nhấn vào More items. Xuất hiện hộp thoại Insert Merge Field, các bạn chọn trường dữ liệu đúng với nội dung cạnh con trỏ chuột và nhấn Insert để chèn.
Sau khi thực hiện thao tác chèn danh sách word của bạn sẽ có dạng hình dưới. Chọn Next: Preview your letters.
Bước 8: Chọn Next: Complete the merge để hoàn thành quá trình trộn thư.
Bước 9: Để xem tất cả các trang sau khi trộn, các bạn chọn Edit individual letters và chọn OK tại hộp thoại Merge to New Document.
Bước 10: Chọn Save
Lời kết
Thông tin liên hệ
Fanpage: Trung tâm tin học văn phòng MOS – Viện kinh tế và thương mại Quốc tế – Đại học Ngoại Thương
Email: tinhocmos.edu.vn@gmail.com
Hotline: 0914 444 343
Cách Trộn Thư Trong Word 2013, Sử Dụng Mail Merge
Mail Merge là một tính năng không thể thiếu trong Word hỗ trợ người dùng tạo thiệp mời họp, thiệp mời dự sinh nhật, thiệp mời đám cưới… nhanh chóng thay vì phải nhập thủ công mất khá nhiều thời gian. Và nếu như bạn đọc đang sử dụng Word 2013, gặp trở ngại với giao diện mới thì hãy tham khảo ngay bài viết sau đây với hướng dẫn trộn thư trong Word 2013 chi tiết.
Cách trộn thư trong Word 2013
Giả sử chúng ta có mẫu thư mời gồm các thông tin về: Họ tên, Địa chỉ, Giới tính, Năm sinh
Và file dữ liệu excel như sau:
Bước 2: Xuất hiện hộp thoại Mail Merge ở phía bên phải Word, các bạn sẽ có 5 lựa chọn
Tùy vào nhu cầu sử dụng mà các bạn chọn tính năng tương ứng, thường gặp nhất vẫn là Letters (thư mời). Nhấn Next: Starting Document để tới bước tiếp theo.
Bước 3: Tiếp tục, chúng ta sẽ có 3 lựa chọn
Use the current ducument: Sử dụng văn bản hiện tạiStart from a template: Bắt đầu 1 bản mẫuStart from existing document: Bắt đầu từ 1 văn bản có sẵn mà bạn chưa mở lên
Như ở trên chúng ta đã có sẵn mẫu thư mời nên sẽ chọn Use the current ducument và nhấn Next: Select recipient
Bước 4: Tiếp theo, chúng ta lựa chọn dữ liệu đề chèn vào trong file Word theo từng row và chúng ta cũng có 3 lựa chọn
Use an existing list: Sử dụng danh sách có sẵnSelect from Outlook Contact: Sử dụng danh sách trên OutlookType a new list: Tạo ra danh sách mới
Thông thường thì chúng ta đã có sẵn danh sách rồi và thường sử dụng file excel làm danh sách, các bạn chọn Use an existing list và nhấn vào Browse để trỏ tới file danh sách.
Bước 5: Hộp thoại Select table mở ra, các bạn chọn đúng sheet chứa dữ liệu và nhấn OK
Bước 6: Chúng ta sẽ có 1 danh sách khách mời, phần option chúng ta cũng có 1 số lựa chọn
Sort: Sắp xếp lại dữ liệu khách mời theo trường nào đó, tùy vào các trường hợpFilter: Lọc ra những danh sách cần thiết trong danh sách dàiFind duplicates: Tìm những dữ liệu giống nhau để xóa điValidate adress: Xác nhận địa chỉ
Và thông thường chúng ta sử dụng tính năng sort, sau đó là filter để lọc lại dữ liệu cần thiết.
Giả sử ở đây mình lọc thử dữ liệu chỉ mời những khách giới tính là Nam và năm sinh lớn hơn hoặc = 1988.
Và chúng ta sẽ thử xem kết quả, nếu vừa lòng nhấn OK, còn nếu bạn không muốn lọc nữa thì nhấn Clear All để xóa hết lọc và trở lại danh sách mặc định ban đầu.
Bước 8: Tiếp tục nhấn Next: Write your letter
Bước 9: Tại bước này chúng ta sẽ chọn More items để xử lý
Cụ thể, các bạn nhấn con trỏ chuột vào vị trí cần chèn trên mẫu thư với các trường tương ứng rồi chọn trong danh sách Database Fields và nhấn Insert.
Bước 10: Và sau khi chèn hết chúng ta sẽ có dạng như sau. Đồng thời nhấn Next: Preview your letter để Word bắt đầu trộn thư.
Bước 12: Cuối cùng chúng ta đã hoàn thành việc trộn thư trong Word 2013, bây giờ bạn sẽ có 2 lựa chọn
Print: In tất cả các thư mời đã trộn raEdit individual letters: Chỉnh sửa thêm thông tin cá nhân
Tùy vào nhu cầu lúc này bạn có thể in tất cả các thư mời hay xem lại và chỉnh sửa lại các thông tin sao cho chính xác.
Dùng Mail Merge Để Soạn Thư Hàng Loạt Trong Ms Word
Mail Merge là chức năng soạn thư hàng loạt trong Microsoft Word, được nhiều người gọi bằng thuật ngữ trộn thư. Với Mail Merge, bạn có thể tạo cùng lúc nhiều thư với cùng nội dung nhưng khác nhau ở một vài thông tin.Cụ thể, việc trộn thư trong Word được ứng dụng vào việc tạo thư mời gửi đến đối tác và khách hàng trong công ty, in giấy chứng nhận cho nhiều người chỉ trong một thao tác, viết email thông báo xác nhận thay đổi lương cho nhân viên vào cuối năm…
Để bắt đầu sử dụng Mail Merge, bạn cần chuẩn bị nội dung cơ bản và nguồn dữ liệu (data source). Cụ thể:
Nguồn dữ liệu: thể hiện những nội dung tùy biến khác nhau giữa các bức thư sau khi tạo ra hàng loạt từ Mail Merge. Những chi tiết tùy biến này có thể là họ tên, địa chỉ người nhận, tên doanh nghiệp, tổ chức… và thường trình bày trong một danh sách dữ liệu. Danh sách này thường là danh bạ (contacts) trong Microsoft Outlook hoặc được trình bày trong một bảng tính Excel, một cơ sở dữ liệu trong Access, một table trong Word 2010 hay văn bản bất kỳ có cấu trúc phân loại dữ liệu thật rõ ràng.
Nội dung cơ bản: là những phần giống nhau giữa các thư, chẳng hạn tên và địa chỉ người gửi trên phong bì, nội dung chính của lá thư, email hay một phiếu ưu đãi. Nội dung cơ bản thường đi cùng các vị trí định sẵn (Place Holder), là nơi thể hiện những chi tiết thay đổi lấy từ nguồn dữ liệu. Mỗi chi tiết được gọi là trường (Merge Field), được trình bày dưới dạng “tên field”.
Khi kết hợp nội dung cơ bản và nguồn dữ liệu thì Mail Merge trong Word sẽ hỗ trợ bạn tạo ra hàng loạt tài liệu hoặc thư từ hoàn chỉnh, giống nhau về nội dung cơ bản nhưng khác biệt ở các chi tiết tùy biến trong nguồn dữ liệu.Tạo danh sách nguồn dữ liệu
2. Tạo danh sách nguồn dữ liệu
Trước khi chuẩn bị danh sách này, ta cần hình dung trước phần nội dung cơ bản sẽ có những chi tiết nào cần thay đổi hay cá nhân hóa. Chẳng hạn, với thư mời thì phần họ tên, danh xưng, chức vụ, tên công ty, địa chỉ hoặc email là các chi tiết thay đổi tùy theo mỗi người nhận. Như vậy, ta sẽ biết được danh sách này cần những dữ liệu nào.
Trong trường hợp bạn muốn cập nhật hay điều chỉnh dữ liệu, bạn luôn có thể chọn Edit Recipient List trên tab Mailings để xuất hiện hộp thoại Mail Merge Recipients, chọn tên file dữ liệu và nhấn Edit để sửa lại một số chi tiết.
Bạn cần xác định nội dung của bạn là dạng thư từ (Letters), thư điện tử (E-mail messages), phong bì (Envelopes), nhãn (Labels), danh bạ (Directory).
Bên cạnh phần nội dung đồng nhất, bạn cũng cần nhập các trường (Merge Field) dựa trên nguồn dữ liệu. Cách nhập khá đơn giản, chỉ cần chọn Insert Merge Field trên tab Mailings để thêm trường tại những vị trí phù hợp. Chẳng hạn với nguồn dữ liệu mẫu bên dưới và soạn nội dung cho phong bì (Envelopes), phần thông tin người nhận sẽ nhập:
Hoặc chèn Merge Fields vào một câu trong email như: Chân thành cảm ơn “Danh_xưng” “Họ_tên” đã sắp xếp thời gian đến tham dự chương trình. Khi đó, Mail Merge sẽ dựa trên nguồn dữ liệu của mỗi người (Recipient) để thay thế vào vị trí của các trường trong quá trình trộn thư. Ví dụ: Recipient thứ 5 sẽ hiện thành câu: Chân thành cảm ơn Chị Nguyễn Thị Bích Trà đã sắp xếp thời gian đến tham dự chương trình. Bạn có thể cập nhật lại Field “Danh_xưng” thành chữ viết thường và không in hoa ở ký tự đầu để câu không gặp lỗi chính tả viết hoa chữ Chị ở giữa câu hoặc định dạng in đậm, in nghiêng cho tên người nhận.
4. Tóm tắt các bước soạn thư hàng loạt bằng Mail Merge trong Microsoft Word
Với Word 2010 cùng thanh công cụ Ribbon và tab Mailings, bạn chỉ cần làm 5 bước đơn giản:
Bước 1: Start Mail Merge và chọn dạng nội dung cần thực hiện.
Bước 2: Chuẩn bị danh sách người nhận (nguồn dữ liệu) tại Select Recipients.
Bước 3: Soạn nội dung cơ bản và Insert Merge Field.
3 bước đầu đã được trình bày trong phần 2 và 3 của bài.
Bước 4: Preview Results để kiểm tra kết quả của mỗi thư được trộn và định dạng, chỉnh sửa lần cuối.
Thay đổi Recipient bằng cách nhập số thứ tự hoặc chọn mũi tên qua lại đồng thời kiểm tra lỗi trong quá trình trộn thư bằng chức năng Auto Check for Errors.
Bước 5: Finish & Merge để hoàn tất quá trình trộn thư.
Chọn Edit Individual Documents để xuất file mới với kết quả là các thư đã trộn.
Chọn Print Documents để in các thư đã trộn.
Chọn Send E-mail Messages để gửi email.
Trong lần đầu thực hiện Mail Merge, để đảm bảo in ấn và gửi mail thành công, bạn nhập thông tin của chính bạn như một Recipient (1 hàng trong nguồn dữ liệu) và hoàn tất trộn thư chỉ với thông tin của bạn để kiểm tra (Nhập records là số thứ tự Recipient của bạn). Nếu kết quả hoàn hảo thì bạn có thể an tâm trộn thư hàng loạt để gửi mail hay in giấy chứng nhận, thư từ.
Nguồn bài: tổng hợp.
Trung Tâm Tin Học – ĐH Khoa Học Tự Nhiên
Cách Tạo Tài Khoản Email .Edu, Đăng Ký Mail Edu, Hòm Thư Giáo Dục
Khi trở thành sinh viên một trường đại học hoặc cao đẳng cụ thể, bạn sẽ có một tài khoản email .edu với tên của bạn. Vậy làm thế nào để tạo tài khoản email Edu giáo dục và lợi ích của nó là gì?
Hướng dẫn tạo mail Edu, giáo dục
Cách tạo tài khoản email .edu
– Nếu bạn là công dân Mỹ, thì hãy điền đầy đủ thông tin của bạn. Nếu không, bạn truy cập vào địa chỉ TẠI ĐÂY để tạo thông tin tại California và sử dụng thông tin đó để đăng ký email .edu. Hãy nhớ rằng, độ tuổi chỉ nên trong khoảng 20-23. Nếu tên bạn đã tạo có tuổi nhiều hơn thế thì chỉ cần giảm tuổi trong khi đăng ký mail edu.
– Nhập dữ liệu bạn đã tạo vào mục Account Creation trong mẫu đơn. Nhập tên, ngày sinh và tích vào Social Security Number, sau đó nhập số an sinh xã hội. Chọn I don’t have a middle name, No cho Previous name, No cho Preferred Name và None cho Suffix, sau đó nhấp chuột vào Continue.
– Nhập username, mật khẩu và mã PIN.
2. Phần 2 của việc tạo tài khoản email .edu miễn phí
Nếu bạn là công dân Mỹ, hãy điền toàn bộ trường được yêu cầu với thông tin cá nhân của bạn. Nếu không, hãy thực hiện theo các bước tiếp theo.
– Tại trường College Enrollment Status, bạn chọn First-time student in college (after leaving high school) và Received high school diploma from US school ở trường College Enrollment Status. Thời gian là 1 năm trước khi bạn nộp đơn này. Chọn Yes và No tương ứng.
– Chọn I attended high school và State là California. Sau đó, trường là Apple Valley High hoặc Scarmento High. Và chọn thông tin của riêng bạn nếu bạn đến từ Mỹ.
– Tiếp theo bạn chọn US Citizen và trường Military Status là None.
– Trường California Residency là Yes, còn lại là No.
– Chọn thành phố và bang dựa theo thông tin ban đầu của bạn.
– Bây giờ, chỉ cần chờ đợi vài ngày và bạn sẽ nhận được một email với dữ liệu để đăng nhập email .edu.
Tại sao bạn có thể muốn có một tài khoản email giáo dục?
Đuôi email giáo dục .edu là một trong những đuôi email hàng đầu mà các công ty ưu tiên cung cấp nhiều dịch vụ miễn phí và ưu đãi hấp dẫn. Những email này được cấp bởi trường đại học và cao đẳng hoặc các tổ chức giáo dục cho học sinh. Có một vài lý do nổi bật khiến bạn muốn tạo tài khoản email .edu sở hữu hộp thử email giáo dục dù bạn là học sinh hay không phải là học sinh.
1. Nó là bắt buộc
Đầu tiên, bạn bắt buộc phải có một tài khoản email giáo dục vì bạn là học sinh hiện tại của trường cụ thể nào đó. Các tài khoản này rất quan trọng đối với học sinh vì chúng là một trong những cách chính để nhận thông tin liên lạc từ nhà trường về các lớp học, đăng ký… Học sinh cũng có khả năng sử dụng tài khoản này để làm bài tập.
Ngoài ra, nếu bạn là giáo viên hay một thành viên của phòng hành chính, thì đây là email công việc của bạn.
2. Chuyên nghiệp hơn
Bạn có thể muốn sử dụng địa chỉ email .edu khi bạn cần gửi những email trong một ngữ cảnh chuyên nghiệp hơn. Chẳng hạn như, sử dụng địa chỉ này để tìm việc làm có thể cho nhà tuyển dụng biết trước trường bạn học và nó tạo ra ấn tượng đầu tiên tốt hơn so với một email như alo123@gmail.com.
Bên cạnh đó, chúng có thể hữu ích để cắt giảm lượng thư rác trong địa chỉ chính của bạn.
3. Nhận giảm giá và ưu đãi
Có một số trường hợp bạn có thể nhận được giảm giá sản phẩm với địa chỉ email giáo dục. Chẳng hạn như, Autodesk cung cấp số lượng lớn giấy phép phần mềm miễn phí cho sinh viên, Google có một đặc quyền đặc biệt dành cho sinh viên và bạn có thể đăng ký tài khoản G Suite for Education với 5 TB dung lượng lưu trữ, Microsoft cung cấp nhiều loại phần mềm giảm giá và miễn phí với địa chỉ email Edu trên các sản phẩm dành cho sinh viên và giáo viên, bạn có thể dễ dàng có được Office 365 miễn phí, và nhiều hơn nữa.
Bạn đang đọc nội dung bài viết Cách Trộn Thư (Mail Merge) Trong Word trên website Comforttinhdauthom.com. Hy vọng một phần nào đó những thông tin mà chúng tôi đã cung cấp là rất hữu ích với bạn. Nếu nội dung bài viết hay, ý nghĩa bạn hãy chia sẻ với bạn bè của mình và luôn theo dõi, ủng hộ chúng tôi để cập nhật những thông tin mới nhất. Chúc bạn một ngày tốt lành!